UV-Meldeverfahren

Der Lohnnachweis wird digital

Ab 1. Dezember 2016 müssen alle Unternehmerinnen und Unternehmer in ihrem Entgeltabrechnungsprogramm einen so genannten Stammdatenabgleich durchführen. Das ist der erste Schritt zu einem neuen digitalen Lohnnachweis ab 2017. 

Der Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Unternehmen für den Unfallversicherungsschutz ihrer Beschäftigten jährlich zahlen. Ab 01.01.2017 wird das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch das neue UV-Meldeverfahren durch den digitalen Lohnnachweis abgelöst:

Der Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 ist erstmals auf diesem neuen digitalen Weg bis zum 16. Februar 2017 zu übermitteln. Wird kein Personal beschäftigt - auch keine Aushilfen - entfällt die Meldung nach dem UV-Meldeverfahren.

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2016 und 2017
In einer zweijährigen Übergangsphase ist für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis im Papier-Verfahren zu erstatten.

Ab dem Beitragsjahr 2018, das heißt ab 01.01.2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren.

Warum parallele Meldeverfahren?
Das neue Verfahren ist eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Die Übergangsregelung stellt sicher, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

Das UV-Meldeverfahren im Überblick
Meldungen über das UV-Meldeverfahren erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen.

Tipp: Immer die aktuelle Version des Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.

Vor der Erstattung des digitalen Lohnnachweises ist im sogenannten Vorverfahren ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten durchzuführen. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf erfolgt automatisiert aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird.

Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Das kann ab Dezember 2016 geschehen.

Hierfür sind folgende Zugangsdaten erforderlich:

  • Betriebsnummer der Unfallkasse Berlin (BBNRUV)
  • Mitgliedsnummer
  • PIN

Die Mitgliedsunternehmen der Unfallkasse Berlin erhalten die Zugangsdaten im November 2016 schriftlich mitgeteilt.

Tipp: Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden.

Nach der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst pro Beitragsjahr wird die meldende Stelle registriert. Die Unfallkasse Berlin erwartet von dieser Stelle einen digitalen Lohnnachweis für das abgefragte Beitragsjahr.

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben: 

  • Mitgliedsnummer
  • Betriebsnummer der Unfallkasse Berlin (BBNRUV)
  • bezogen auf die Gefahrtarifstelle (Umlagegruppe):
    - Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    - Geleistete Arbeitsstunden
    - Anzahl der Arbeitnehmer

Zusätzlich werden über das Entgeltabrechnungsprogramm technische Merkmale übertragen, die es der Unfallkasse Berlin ermöglichen, die meldende/abrechnende Stellen zu erkennen.

Hat das Unternehmen mehrere meldende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abruf und Abgleich der Stammdaten erforderlich. Die Unfallkasse Berlin erwartet dann für jeden Abruf Teillohnnachweise und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen.

Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, schätzt die Unfallkasse Berlin die zur Beitragsberechnung erforderlichen Daten.

Lohnnachweis ohne Entgeltabrechnungsprogramm
Falls kein Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten in Verbindung mit der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen.

Weitere Informationen
Weitere und detailliertere Informationen zum digitalen Lohnnachweis und zum neuen UV-Meldeverfahren stehen in der Broschüre "Informationen und wichtige Termine zum UV-Meldeverfahren der Unfallkassen und Berufsgenossenschaften".

Privathaushalte sind von der Abgabe des digitalen Lohnnachweises befreit. Die Nachweiserhebung erfolgt hier wie bisher. Sofern für die Entgeltabrechnung ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm verwendet wird, muss das Vorverfahren einmalig durchgeführt werden.

Für Privathaushalte sowie Unternehmen, deren Beschäftigte insgesamt beitragsfrei versichert sind, gibt es abweichende Regelungen. Sofern für die Entgeltabrechnung ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm verwendet wird, muss einmalig ein Abgleich beim Stammdatendienst durchgeführt werden. Mit der Rückmeldung der Stammdaten wird ein Merkmal übermittelt, dass kein digitaler Lohnnachweis abzugeben ist.